1. OBJETIVO
Esta Política de Proteção de Dados (“Política”) estabelece regras e diretrizes para a realização de operações de tratamento de Dados Pessoais, de modo a assegurar a legalidade dos procedimentos internos, efetuadas pela NIKEN INDUSTRIA E COMERCIO METALURGICA LTDA, CNPJ nº 02.481.644/0001-74 (NIKEN), em conformidade com as disposições da Lei nº 13.709/18 (Lei Geral de Proteção de Dados - “LGPD”), uma vez que na execução de suas operações coleta, manuseia e armazena dados pessoais.
2. ABRANGÊNCIA
Esta Política se destina a todos os líderes, administradores, e empregados da NIKEN e é igualmente aplicável aos fornecedores e parceiros de negócios e prestadores de serviços, dentre outros.
3. DEFINIÇÕES
Nesta Política, as seguintes definições serão utilizadas:
- leis aplicáveis: significa qualquer legislação sobre proteção de dados e privacidade no Brasil e aplicável à NIKEN, incluindo a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei Geral de Proteção de Dados – Lei 13.709/18).
- dado pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável.
- dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado à pessoa natural.
- titular: pessoa natural identificada direta ou indiretamente, a quem se referem os dados pessoais.
- Terceiros: fornecedores e parceiros de negócios e prestadores de serviços, dentre outros
- controlador: pessoa a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais. Neste caso, a NIKEN.
- operador: pessoa que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.
- encarregado: pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
- tratamento: qualquer operação realizada com dados pessoais (como a coleta, a recepção, a utilização, o acesso, a reprodução, o armazenamento e a eliminação, entre outras).
- bloqueio: suspensão temporária de operação de tratamento, mediante guarda do dado pessoal ou do banco de dados.
- eliminação: exclusão de dado pessoal armazenado em banco de dados.
- Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD): órgão da administração pública responsável por zelar, implementar e fiscalizar o cumprimento da LGPD. empregados: funcionários ou colaboradores, empregados em tempo integral ou parcial ou ainda mantidos como colaboradores terceirizados ou equipe temporária, atuem em nome da NIKEN, em todos os níveis, incluindo executivos, conselheiros, diretores, estagiários e aprendizes
- líder: todo empregado que lidera uma equipe.
- incidente de segurança: real ou potencial acesso não autorizado ou não intencional de Dados Pessoais em violação à política da companhia ou à lei para aquisição, uso, modificação, destruição, perda, divulgação ou qualquer Tratamento ilícito aos Dados Pessoais.
- medidas de segurança: ações, incluindo medidas administrativas, legais e técnicas, objetivando a garantia contínua da integridade, disponibilidade de confidencialidade dos Dados Pessoais e na prevenção, mitigação ou remédio de alguma Incidente de Segurança, considerando eventual regulação a ser implementada pela ANPD nos termos do §1º do Art. 46 da LGPD.
4. PRINCÍPIOS
A NIKEN cumprirá com os seguintes princípios de proteção de Dados Pessoais quando do Tratamento de Dados Pessoais.
- FINALIDADE: a NIKEN realizará o Tratamento de Dados Pessoais apenas para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao Titular de Dados Pessoais, e com apropriada base legal sob as Leis Aplicáveis e em consonância com a boa-fé. A NIKEN não fará tratamento de Dados Pessoais para fins posteriores incompatíveis, a menos que permitido ou obrigado pelas leis aplicáveis ou com o consentimento do indivíduo.
- ADEQUAÇÃO: a NIKEN realizará o Tratamento de Dados Pessoais de forma compatível com as finalidades informadas ao Titular, e de acordo com o contexto do tratamento;
- NECESSIDADE: o Tratamento de Dados Pessoais realizado pela NIKEN será limitado ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento. Quando possível, a NIKEN usará informações que não identifiquem Titulares. Acesso a Dados Pessoais deve ser limitado àqueles que precisam ter acesso, apenas. A NIKEN não tornará Dados Pessoais acessíveis ao público.
- LIVRE ACESSO: a NIKEN garantirá aos Titulares de Dados Pessoais a consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados;
- QUALIDADE DOS DADOS: a NIKEN garantirá, aos Titulares de Dados Pessoais, a exatidão, clareza, relevância e atualização dos dados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento;
- TRANSPARÊNCIA: a NIKEN garantirá aos Titulares de Dados Pessoais informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do Tratamento e os respectivos agentes de Tratamento de Dados Pessoais, observados os segredos comercial e industrial;
- SEGURANÇA: a NIKEN utilizará medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os Dados Pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;
- PREVENÇÃO: a NIKEN adotará medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do Tratamento de Dados Pessoais;
- NÃO DISCRIMINAÇÃO: a NIKEN garantirá a impossibilidade de realização do Tratamento de Dados Pessoais para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;
- RESPONSABILIZAÇÃO E PRESTAÇÃO DE CONTAS: a NIKEN se compromete a demonstrar a adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de Dados Pessoais, e a eficácia dessas medidas.
5. COMO A NIKEN COLETA E TRATA DADOS PESSOAIS
A NIKEN coleta Dados Pessoais de diversas formas, conforme explicado na tabela abaixo:
| Categoria de dados | Forma de coleta | Descrição da categoria |
|---|---|---|
| Dados dos candidatos e/ou Empregados | Informação fornecida pelo titular | São os dados pessoais fornecidos pelo titular ou coletados pela NIKEN durante o processo seletivo ou no momento da contratação. Esses dados são necessários para estabelecer uma relação contratual entre o titular e a NIKEN. A categoria inclui, entre outros, o nome civil, a filiação, informações sobre o histórico profissional e acadêmico, endereço postal e de e-mail, número de telefone, data de nascimento, sexo, país e números de documentos oficiais. |
| Dados relativos à performance dos Empregados | Informação produzida no escopo do Contrato de Trabalho | São dados pessoais produzidos pela NIKEN e pelo Empregado com relação à sua performance. A categoria inclui, entre outros, o controle de frequência, as avaliações, as férias, os benefícios, as intercorrências trabalhistas e previdenciárias, as promoções, as advertências e todo o histórico do Empregado na NIKEN - |
| Dados financeiros dos Empregados | Informação produzida no escopo do Contrato de Trabalho | São dados pessoais produzidos pela NIKEN com relação ao cumprimento de suas obrigações contratuais financeiras para com os Empregados. A categoria inclui, entre outros, o histórico de remuneração, a forma de compensação da remuneração, a natureza e os componentes da remuneração. |
| Dados de saúde dos Empregados | Informação fornecida pelo titular com complemento pela NIKEN | São dados pessoais fornecidos pelo Titular e complementados pela NIKEN com relação à saúde do empregado. A categoria inclui, entre outros, os exames admissional, periódicos e demissional, as visitas à enfermaria, tipo sanguíneo, histórico de vacinas, alergias detectadas, informações nutricionais, ausências e licenças justificadas por motivos de saúde. |
A NIKEN trata os Dados Pessoais de diversas formas, conforme exemplos constantes das tabelas abaixo, nos termos das Leis Aplicáveis, tendo sempre como objetivo o equilíbrio entre a adequada prestação de serviços e o cumprimento de suas obrigações legais quanto aos Dados Pessoais que controla.
| Base legal | Exemplos de tratamento |
|---|---|
| A NIKEN tratará dados pessoais de Empregados e beneficiários no âmbito do Contrato de Trabalho | • Elaboração de proposta de trabalho
• Processamento de folha de pagamento • Compensação de folha de pagamento • Inclusão dos colaboradores e beneficiários em benefícios, como plano de saúde • Efetivação continuada de benefícios trabalhistas de base contratual • Controle de presença • Avaliação de progressão de carreira • Controle de acesso • Criação de logins • Entre outros |
| A NIKEN tratará dados pessoais de Empregados e beneficiários para cumprir suas obrigações legais e regulatórias | • Cumprimento de obrigações legais previstas expressamente em leis e regulamentos, em especial da Secretaria do Trabalho e da Receita Federal
• Efetivação continuada de benefícios trabalhistas de base legal • Manutenção e atualização periódica dos dados pessoais da base cadastral dos empregados, conforme exigência legal • Providências relativas a afastamento previdenciário • Entre outros |
| A NIKEN tratará dados pessoais de Empregados e beneficiários, inclusive dados pessoais sensíveis, para a tutela da saúde dos titulares | • Manutenção de contato para casos de emergência por meio de telefones, e-mails ou endereços, seja com o próprio colaborador, seja com beneficiário
• Atendimento de saúde emergencial nas dependências da NIKEN • Entre outros |
| A NIKEN tratará dados pessoais de Empregados e beneficiários em seu legítimo interesse, respeitadas as legítimas expectativas, os direitos e as liberdades fundamentais dos titulares | • Criação de contas de acesso aos sistemas internos
• Confirmação da identidade dos Empregados e beneficiários • Controle do acesso aos ambientes corporativos físicos e digitais • Monitoramento ativo e informado de atividades dos Empregados em dispositivos eletrônicos de propriedade da NIKEN • Entre outros |
| A NIKEN tratará dados pessoais de Empregados e beneficiários, inclusive dados pessoais sensíveis, no exercício regular de direitos em contrato e no cumprimento de obrigações legais ou regulatórias | • Concessão de benefícios de assistência médica e odontológica
• Concessão de benefícios de outras naturezas • Realização de exames ocupacionais de admissão, demissão, periódicos e retorno ao trabalho no caso de afastamento • Encaminhamento ao INSS de colaboradores afastados por razões médicas por períodos superiores a 15 dias • Entre outros |
| Base legal | Exemplos de tratamento |
|---|---|
| A NIKEN tratará dados pessoais de prestadores de serviços e/ou fornecedores e seus prepostos para executar Contrato de Prestação de Serviços e/ou Parcerias | • Elaboração de Contratos ou Propostas
• Medição de serviços contratados • Avaliação de serviços contratados • Realização de pagamentos • Entre outros |
| A NIKEN tratará dados pessoais de prestadores de serviços e/ou fornecedores e seus prepostos para cumprir suas obrigações legais e regulatórias | • Cumprimento de obrigações legais previstas expressamente em leis e regulamentos
• Entre outros |
| A NIKEN tratará dados pessoais de prestadores de serviços e/ou fornecedores e seus prepostos em seu legítimo interesse, respeitadas as legítimas expectativas, os direitos e as liberdades fundamentais dos titulares | • Controlar o acesso aos ambientes corporativos físicos e digitais
• Entre outros |
| A NIKEN tratará dados pessoais de prestadores de serviços e/ou fornecedores e seus prepostos, inclusive dados pessoais sensíveis, para a tutela da saúde dos titulares | • Atendimento de saúde emergencial nas dependências da NIKEN
• Entre outros |
5. TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS
O Tratamento dos Dados Pessoais na NIKEN deve seguir os princípios definidos nessa Política, devendo ser estritamente voltado às finalidades às quais o Tratamento dos dados se destina, respeitando os critérios de compartilhamento e de segurança das informações.
Os Dados Pessoais devem ser manipulados apenas por pessoas que precisem lidar com eles, como forma de redução de riscos de falhas humanas propiciarem um vazamento ou uso inadequado da informação.
O acesso de cada Empregado da NIKEN ao sistema da empresa é individual e protegido por senha própria e intransferível. Somente as pessoas autorizadas a manipular Dados Pessoais identificáveis de Titulares, poderão acessá-los.
As operações de Tratamento de Dados Pessoais pela NIKEN somente poderão ser realizadas:
Os registros das operações de Tratamento de Dados Pessoais poderão ser consultados pelo Titular, bem como por autoridades públicas competentes para o acesso e retenção dos dados em seu nome, resguardados os direitos do Titular de Dados Pessoais.
6. TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS SENSÍVEIS
A NIKEN assume o compromisso de resguardo e cuidados especiais quanto ao Tratamento de Dados Pessoais Sensíveis e reconhece que estes dados apresentam riscos mais altos ao Titular. As operações de Tratamento de Dados Pessoais Sensíveis pela NIKEN somente poderão ser realizadas:
i. O cumprimento de obrigação legal ou regulatória imposta à NIKEN;
ii. O exercício regular de direitos, inclusive em contrato e em processo judicial, administrativo e arbitral;
iii. Proteção da vida ou da incolumidade física do Titular de Dados Pessoais ou de Terceiros;
iv. Tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária; ou
7. CRITÉRIOS DE ARMAZENAGEM DOS DADOS PESSOAIS
A NIKEN seguirá as seguintes diretrizes quanto a armazenamento de Dados Pessoais:
Eventuais cópias de Dados Pessoais somente devem ser feitas em caso de necessidade para cumprimento da finalidade proposta ao tratamento, e todas as cópias feitas devem ser registradas em planilha própria, que deve ser guardada digitalmente com os mesmos critérios de segurança.
8. CRITÉRIOS DE COMPARTILHAMENTO INTERNO DE DADOS PESSOAIS
Os Dados Pessoais somente podem ser compartilhados com pessoas cuja função dentro da empresa exija que elas tenham acesso a eles.
9. CRITÉRIOS DE COMPARTILHAMENTO EXTERNO DE DADOS PESSOAIS
O compartilhamento de Dados Pessoais com Terceiros deve ser restrito ao mínimo necessário para a execução dos contratos e prestações de serviços nos quais os Titulares estão envolvidos, ou para o cumprimento de qualquer obrigação legal. Mesmo quando o Tratamento envolver diretamente a prestação de serviços, o consentimento para este Tratamento e compartilhamento deverá ter sido previamente obtido.
Havendo compartilhamento de Dados Pessoais com Terceiros, a NIKEN escolherá Operadores com cuidado e incluirá obrigações contratuais para proteger a confidencialidade e segurança dos Dados Pessoais sendo objeto de Tratamento de modo a satisfazer as Leis Aplicáveis.
10. TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS
Como regra, a NIKEN não transfere internacionalmente os Dados Pessoais que controla para nenhum país estrangeiro. É possível, no entanto, que alguns servidores nos quais se hospedam as bases de dados da NIKEN e de fornecedores de serviços estejam localizados fora do território nacional. A NIKEN colabora ativamente com esses fornecedores para garantir que os dados pessoais em questão gozarão, nesses territórios, do mesmo nível de segurança e proteção a que estão submetidos no Brasil.
11. RETENÇÃO DE DADOS
A NIKEN retém os Dados Pessoais pelo tempo necessário para a finalidade para a qual foram coletados, a menos que um período mais longo seja necessário para cumprir as leis aplicáveis. Os períodos de retenção dos dados pessoais variam de acordo com os objetivos para os quais foram coletados.
Para fornecer segurança e continuidade aos negócios, a NIKEN faz backups de certos dados, que pode reter por mais tempo que os dados originais.
12. CRITÉRIOS DE ELIMINAÇÃO DOS DADOS PESSOAIS
Quando atingida a finalidade do Tratamento dos Dados Pessoais, e eles não mais precisarem ser armazenados para satisfazer quaisquer exigências legais, estes deverão ser devidamente eliminados física e digitalmente, com a comunicação desta eliminação ao Titular nos casos em que ela se dê de maneira diversa àquela prevista no termo de consentimento aplicável.
13. TRANSPARÊNCIA
A NIKEN fornecerá, inclusive por meio de avisos de privacidade aplicáveis, informações de fácil compreensão e acesso para Titulares, compreendendo, no mínimo:
14. DIREITO DOS TITULARES
No contexto das suas atividades de Tratamento de Dados Pessoais, a NIKEN reforça o seu compromisso de respeito aos direitos dos Titulares de Dados Pessoais, quais sejam:
15. RESPONSABILIDADE COMPARTILHADA
A responsabilidade pelo correto Tratamento dos Dados Pessoais dentro da empresa é compartilhada entre todos aqueles Empregados que atuam como Operadores, sendo fundamental a cooperação de todos para que a NIKEN esteja sempre em conformidade com a lei, oferecendo segurança a todos os Titulares de Dados Pessoais sob seu controle.
Nos termos das Leis Aplicáveis, o Operador de Dados Pessoais que descumprir as diretrizes lícitas de proteção de dados da NIKEN, responderá como se também fosse controlador dos dados em questão, estando assim sujeito à responsabilidade cível, administrativa e criminal sobre o Tratamento inadequado dos dados.
A violação da confidencialidade, concepção que inclui Dados Pessoais sob controle dos Empregados, poderá a critério exclusivo da NIKEN ser motivo para embasar a demissão por justa causa de empregados ou a rescisão de contrato de prestadores de serviços envolvidos na violação, sem prejuízo das ações de regresso cabíveis judicialmente.
16. RELAÇÃO COM OS TERCEIROS
A responsabilidade estabelecida pela NIKEN, no caso de danos patrimoniais, morais, individuais ou coletivos decorrentes de violações à legislação de proteção de Dados Pessoais é solidária. Isso significa que todos os agentes da cadeia envolvendo o Tratamento de Dados Pessoais podem ser responsabilizados pelos eventuais danos causados.
Por esse motivo, a possibilidade de a NIKEN ser responsabilizada pelas ações de Terceiros implica na necessidade de empregar os melhores esforços para verificar, avaliar e garantir que tais Terceiros cumpram com as legislações de proteção de dados aplicáveis.
17. PADRÕES DE SEGURANÇA
Importância da Proteção de Dados Pessoais. A NIKEN está comprometida com a implementação dos padrões de Segurança da Informação e com a proteção de Dados Pessoais com vistas a garantir o direito fundamental do indivíduo à autodeterminação da informação.
Garantir a Segurança dos Dados Pessoais A confidencialidade, integridade e disponibilidade, bem como autenticidade, responsabilidade e não repúdio são objetivos a serem perseguidos para a segurança dos Dados Pessoais.
Obrigação do Sigilo de Dados Pessoais: Todos os Empregados com acesso a Dados Pessoais estão obrigados aos deveres de confidencialidade dos Dados Pessoais mediante a anuência da Política de Proteção de Dados, quando do ingresso na NIKEN e periodicamente quando necessário.
Privacidade de Dados Pessoais por Concepção e por Padrão: Ao implementar novos processos, procedimentos ou sistemas que envolvam o Tratamento de Dados Pessoais, a NIKEN deve adotar medidas para garantir que as regras de Privacidade e Proteção de Dados sejam adotadas desde a fase de concepção até o lançamento/implantação destes projetos.
18. MANUTENÇÃO DE SEGURANÇA E NOTÍCIA DE INCIDENTES
A NIKEN mantém controles de segurança para salvaguardar Dados Pessoais transmitidos através de uma rede, levando em consideração os riscos apresentados pelo Tratamento envolvido, a natureza dos Dados Pessoais envolvidos, o estado da arte tecnológico e ainda os custos de implementar tais ações.
Observe-se, no entanto, que nenhuma medida de segurança é 100% eficaz e capaz de garantir a segurança absoluta dos dados pessoais. A NIKEN recomenda expressamente que Empregados e Terceiros tomem medidas para se proteger, por exemplo, não compartilhando credenciais de login em suas contas, não enviando informações confidenciais com métodos não seguros (por exemplo, via e-mail não criptografado) e protegendo seus dispositivos eletrônicos (por exemplo, com senhas).
Os Empregados e Terceiros devem informar imediatamente qualquer Falha de Segurança ao departamento de TI. A NIKEN, adotou procedimentos específicos para Incidentes de Segurança, que incluem a manutenção de um registro de Incidentes de Segurança e ações tomadas em resposta a estas.
19. MONITORAMENTO
A NIKEN manterá registro de atividades de Tratamento envolvendo Dados Pessoais principalmente quando a fundamentação para o Tratamento for o legítimo interesse da NIKEN, registros estes que devem ser disponibilizados, inclusive na forma de relatório, às autoridades fiscalizadoras competentes, especialmente a ANPD.
20. ATUALIZAÇÕES
A NIKEN pode alterar esta Política de tempos em tempos. Quaisquer alterações serão publicadas nesta versão on-line. A data em que esta Política foi atualizada pela última vez está incluída no final desta Política. A NIKEN não enviará notificações de alterações a esta Política, portanto os interessados devem verificar ocasionalmente esta Política para garantir que estão cientes de sua versão mais recente
21. DISPOSIÇÕES GERAIS
Os Empregados e Terceiros são responsáveis por conhecer e compreender esta Política. De forma similar, os Líderes são responsáveis por garantir que todos os Empregados de sua equipe compreendam e sigam a Política.
Os Empregados e Terceiros que tiverem perguntas ou dúvidas a respeito desta Política, incluindo seu escopo, termos ou obrigações, devem procurar seus respectivos Líderes e, se necessário a área de Recursos Humanos.
As violações desta Política podem resultar em consequências graves à empresa e aos empregados e Terceiros envolvidos. Portanto, a falha em cumprir esta Política ou relatar o conhecimento de violação desta Política poderá resultar em ação disciplinar para qualquer Empregado envolvido.
22. FALE CONOSCO
A NIKEN é o controlador dos dados pessoais a que se refere esta Política e pode ser contatada pelos meios abaixo.
E-mail: conduta@niken.com.br